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会议筹备工作十要点

公文搜 2021-07-22 14:06:36 理论文章
会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂,但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的实践,谈些粗浅的做法和体会,与同行们进行交流。关于会议的筹备,具体讲要做好以下十项工
会议的筹备工作表面上看显得纷繁复杂,但实际上还是有章可循的。笔者结合多年的 实践,谈些粗浅的做法和体会,与同行们进行交流。关于会议的筹备,具体讲要做好以 下十项工作。 一确定会议名称 会议名称也就是会议的题目,如“全国卫生工作会议” “全国新型农村合作医疗试点工作会议”等。规范的会议名称一般由三部分组成:一是会 议范围,二是会议内容,三是会议性质。其中会议性质包括“现场会”“启动会”“工作会” “座谈会”“研讨会”等。 二初定会议步骤 会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序,是会议程序 的基础。程序是对会议各项活动,如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等,按 照先后顺序做出安排。日程是对会议的活动逐日作出的安排,是程序的具体化。会议的 步骤是会议有条不紊进行的保证,一旦经过领导批准,切不可随意变动。 三草拟会议通知 会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点 、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付 的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。会议通知最好由与会议主题相关的人员 起草,这样更有利于通知的顺利起草。报请上级单位批准的会议,报送请示时,要附上 会议通知的代拟稿。 四会议经费预算 会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费 、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。如果需要邀请专家学者讲课、作 报告,还要将专家的讲课费、交通费和食宿费等预算在内。 五办理会议报批 重要的会议必须报请领导审批。会议的请示要讲清开会的理由、会议的议程、会议的 时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。 六下发会议通知 会议通知务必经过处室领导审核,主管领导签发。下发会议通知要专人负责,避免遗 漏、错发和重发。下发会议通知应注意两点:一是会议通知下发要及时。下发过早,参 会人员容易遗忘;下发太迟,与会人员收不到会议通知,即使收到通知,难于安排手头 的工作,也会降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈。涉及多个部门、内容 重要的会议要随会议通知附会议回执,内容包括参加会议人员的姓名、性别、民族、职 务(职称)、联系电话、到会的日期、车次和航班号以及返程的日期、车次和航班号等 。会前1~2天还要再次联系,以确保与会人员能够按时参会。 七准备会议材料 会议材料主要有三种:一是会议文件,包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见 的文件;二是讲话材料,包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料;三是会议 主持词。在这里笔者重点谈谈如何准备会议主持词,它又叫程序稿,通过主持人在会议 期间的讲话来体现会议的程序。主持词的起草要注意三点:一是要力求文字口语化。因 为主持词仅供主持人使用,其他与会人员没有主持词的文字稿,所以文字要通俗易懂, 切忌出现晦涩难懂的古诗词,或过分华丽的辞章。二是要注意会议程序的衔接。讲话要 承前启后,简明扼要地总结前面发言人的讲话要点,顺理成章地引出下一个发言人。语 言要力求简洁,避免重复和啰嗦,切忌话中套话,使人听不出头绪。三是主持词的内容 要提纲挈领,不要有论述性的话语,篇幅不宜太长,以免冲谈会议的主题。 八选择布置会场 开会要借助于一定的场所。会场条件的好坏、舒适程度的高低,对与会人员的心理会 起到不可忽视的作用,直接影响到会议的效果。因此,要重视会场的选择和布置。 会场的大小要根据参会人数的多少来定,还要根据会议的需要考虑会场的设备,如会 场的照明、空调、音响、录音、多媒体等设备。会场的布置是办会工作的一项重要内容 ,主要有:一是会标的布置。会标应与会议的名称一致,字数要少而精,如“全国卫生工 作会议”。二是席位卡的摆放。主席台上摆放席位卡的原则是“左为尊,右为次”。主席台 上就座的人数最好为单数,最主要的领导居中,其他席位卡按照先左后右的顺序分别依 次摆放。三是主席台的摆放。一般有两种形式:其一,主席台高于台下的座位。适用于 人